Účtovníctvo s AI: za rovnaký čas, trikrát viac spracovaných faktúr

Čo vám táto zmena prinesie?

• Zefektívnenie činností zamestnancov. 
• Úsporu nákladov. 
• Zníženie chybovosti procesov. 
• Zrýchlenie procesu od prijatia faktúry až po jej schválenie. 
• Fungovanie systému v cloude.  
• Využitie času na ďalší rast firmy. 

Prečo je fungovanie v cloude výhodou?

Jednou z mnohých výhod je možnosť využitia AI, ktorá pri vyťažovaní dosahuje výborné výsledky aj bez trénovania na konkrétny typ faktúr. Jednoduchší je vývoj a aktualizácia systému zo strany dodávateľa. To je dôležité jednak z hľadiska IT bezpečnosti, jednak ľahkého nasadzovania nových, zdokonalených verzií, ktoré dokážu extrahovať stále viac údajov s vyššou presnosťou. Firmy sa nemusia zaoberať nákupom, škálovaním a správou potrebnej infraštruktúry, pretože celé riešenie využívajú formou služby.  

Jeden praktický príklad...

V posledných rokoch spoločnosť Immocap zaznamenala trojnásobný nárast počtu faktúr a tým aj nárast administratívnych požiadaviek. Vďaka novému systému digitalizácie a správy faktúr od Konica Minolta spoločnosť znížila administratívnu záťaž na back office zamestnancov, ktorí sa teraz môžu venovať menej rutinným činnostiam. Spoločnosť zistila, že za rovnakú dobu ako predtým, teraz spracováva trikrát viac faktúr. 

Implementované riešenie využíva AI, vďaka ktorej dokáže čítať faktúry, nájsť v nich potrebné informácie a vyplniť ich do preddefinovaných polí v zodpovedajúcej dátovej štruktúre. Automaticky tiež kontroluje niektoré údaje, napríklad, či je dodávateľ uvedený na faktúre registrovaný v informačnom systéme. 

Ak systém faktúru nespracuje úplne automaticky, zobrazí používateľovi náhľad faktúry a extrahované informácie v prehľadnom používateľskom rozhraní. Toto je optimalizované pre jednoduchú a rýchlu kontrolu alebo manuálnu opravu údajov, ktoré stroj nedokázal prečítať a s istotou spracovať pomocou AI. 

Ďalšie časti systému zabezpečujú bezpečné ukladanie spracovávaných dokumentov a extrahovaných dát, prípadne systematizáciu a vizualizáciu procesu spracovania faktúr a súvisiacich informácií. 

Schopnosť AI učiť sa

Jednou z hlavných požiadaviek spoločnosti Immocap bola schopnosť systému "učiť sa“, hoci zvolený systém dokázal pomerne úspešne extrahovať faktúry v pôvodnom stave. Pred spustením bola upravená časť tzv. post processingu. Konica Minolta v spolupráci s vývojovým tímom NETWORG dokázala pružne reagovať na špecifické požiadavky zákazníka aj v tomto prípade a implementovať potrebné zmeny.